A agenda médica é uma das principais ferramentas para a gestão de consultas e organização dos consultórios. Mas este componente fundamental pode se tornar um verdadeiro pesadelo quando não está organizado.
Em contrapartida, agendas bem organizadas, utilizando as dicas que vamos dar aqui podem mudar para melhor o ritmo do seu consultório, deixando os clientes muito mais satisfeitos e permitindo que você trabalhe sem a pressão causada por atrasos.
Por esse motivo nós preparamos várias dicas bem interessantes que irão te ajudar a otimizar sua agenda para torná-la muito mais eficiente. Veja abaixo:
Entenda seus horários
A primeira coisa que você precisa fazer para ter uma agenda bem organizada é entender melhor os seus horários e quanto tempo leva cada consulta.
Por exemplo, se você tem dois consultórios ou exerce a medicina em mais de um local, precisa levar em consideração o tempo que leva entre os dois consultórios, quanto tempo precisa para organizar sua mesa, além do tempo que sua secretária leva para encontrar as fichas dos pacientes.
Também é importante entender qual é a diferença no tempo da primeira consulta, consultas de revisão e procedimentos (se for o caso).
Isso vai permitir que você tenha uma boa ideia de quantas pessoas pode atender durante o expediente, evitando atrasos que podem sobrecarregar você e também os pacientes.
Esqueça agendas e fichas de papel
Um dos principais motivos de atrasos durante as consultas são as fichas de papel, normalmente usadas para organizar a agenda do médico e também para armazenar informações sobre o paciente.
As fichas de papel certamente foram a ferramenta mais eficiente de sua época, mas hoje estão completamente desatualizadas e não conseguem mais suprir as necessidades de um consultório movimentado.
Além de ocupar espaço, as fichas podem ser perdidas com facilidade e dificultam o trabalho da secretária.
Já as agendas de papel, por mais organizadas que sejam, são totalmente ineficientes. Para desmarcar ou encaixar um horário, seria necessário rasurar toda a agenda ou até mesmo montar uma nova.
Alternativas a agenda de papel
Uma excelente alternativa são as agendas eletrônicas, que não precisam de nada além de um computador simples.
Elas são flexíveis, permitem reagendamentos e alguns softwares específicos para a gestão de consultórios não permitem a sobreposição de horários, isso significa que a secretária não precisará gastar tanto tempo organizado horários e poderá se concentrar em outras tarefas.
Outro benefício de utilizar as agendas eletrônicas é que muitas permitem a integração do prontuário eletrônico do paciente, o que economiza ainda mais tempo, espaço no consultório e dinheiro.
Confirme a consulta 24 horas antes
Um dos problemas mais comuns em qualquer clínica ou consultório são pacientes que não comparecem no dia e horário marcado, e pior ainda, muitos deles não avisam que vão faltar.
A grande questão é que a maioria esmagadora dos pacientes simplesmente se esquece que têm horário marcado, isso desorganiza completamente as agendas de papel e pode prejudicar de forma bem negativa a sua clínica.
Por isso, uma boa dica é delegar à sua secretária a importante tarefa de confirmar a consulta com seus clientes um dia antes, garantindo que eles compareçam ou desmarquem a consulta caso não possam comparecer.
Mensagens automáticas
Também existem softwares que são capazes de mandar mensagens SMS ou via WhatsApp de forma automáticas, isso economiza muito o tempo dos funcionários que trabalham na recepção, além de também economizar dinheiro com a conta de telefone.
Os softwares também são capazes de mandar mensagens em horários específicos, o que permite lembrar o paciente um dia antes e também no mesmo dia da consulta.
Confirmar a consulta com os pacientes pode até parecer um hábito indispensável mas faz com que o número de faltas seja reduzido de forma significativa.
Trabalhe com agendamentos online
Se você acompanha nosso blog, sem dúvida já ouviu falar da possibilidade de permitir agendamentos online através do site da sua clínica.
É muito simples e economiza o tempo da secretária que pode se preocupar com outras tarefas.
Os pacientes acessam o site do seu consultório ou clínica, preenchem um cadastro e marcam a consulta escolhendo o melhor horário disponível.
Este sem dúvida seria o melhor e mais eficiente modelo de agenda, onde os pacientes poderiam agendar, cancelar e reagendar consultas com um click e você não precisaria se preocupar com a organização da agenda, pois esta será totalmente automatizada.
Acesse sua agenda de qualquer lugar
Outro benefício da agenda online é que você poderá acessar seus horários de qualquer lugar usando um celular, tablet ou computador.
Isso também se aplica ao prontuário eletrônico do paciente e ao software de gestão. Todos disponíveis 24 horas por dia na palma da sua mão!
Utilizando essas dicas simples você conseguirá manter a produtividade e aumentar a satisfação dos seus pacientes. O melhor de tudo é que as tecnologias citadas nessa postagem são muito mais em conta do que a maioria dos médicos imaginam.
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