O mapeamento de processos é, basicamente, o resumo da sequência lógica das atividades e outros elementos que compõem e interagem com o fluxo de trabalho. Quer entender melhor do que se trata e como funciona o Mapeamento de Processos? Então esse artigo é para você!
O que é Mapeamento de Processos
Mapeamento de Processos é uma técnica que as empresas utilizam para entender de forma mais objetiva e simples como cada unidade de serviço está operando, representando cada passo das operações em termos de entrada, saída e ações.
A partir de um mapa de processos bem estruturado e claro, podem se dar sugestões de melhorias e mudanças. É possível também, através do mapa, observar o processo em questão de forma mais detalhada.
Esse mapeamento é feito em três etapas, sendo elas:
Etapa 1: Determinar o processo e a ferramenta utilizados para o mapeamento
Etapa 2: Determinar o nível de detalhes e quais as informações necessárias
Etapa 3: Verificação e validação do mapa de processos.
A produção e negociação envolvem um conjunto de atividades estruturadas e relacionadas. Assim sendo, os processos visam um resultado. A empresa que exerce uma gestão consciente, tem uma possibilidade maior de inovar e se diferenciar da concorrência.
Como Funciona o Mapeamento de Processos
O Mapa de Processos é a representação gráfica da sequência de atividades que compõem o dito processo. Seu objetivo é mostrar as informações de entrada, processamento e saída, ou produtos, serviços e resultados.
E ai, quer aprender a fazer um mapeamento de processos bem detalhado e muito útil para a sua empresa e unidade de serviço? Então olha só esses passos:
1º Passo: Identificar um problema e qual sua solução.
2º Passo: Definir quais atividades serão envolvidas, níveis de detalhamento, quem vai fazer e quando fazer cada coisa.
3º Passo: Defina quando e onde os processos devem começar e terminar.
4º Passo: Especifique e sequencie os passos num fluxograma, com todas as ações bem definidas.
5º Passo: Desenhe formas básicas de fluxograma. Cada elemento é representado por um símbolo. Veja só:
Ovais: Para inícios ou fins de processos.
Retângulos: Ação ou atividade a ser realizada.
Setas: Representam a direção do fluxo.
Diamantes: Ponto onde uma decisão deverá ser tomada.
Paralelogramos: Mostram entradas ou saídas.
6º Passo: Finalize o mapa de processos. Esta etapa deve ser realizada em equipe, para que se faça a revisão do fluxograma. Todos deverão estar de acordo com os passos definidos, e caso seja necessário, alguns passos podem ser acrescentados ou modificados.
É interessante acompanhar os resultados e compará-los aos que foram definidos no mapa. Isso pode acabar por se tornar mais um trabalho, sendo esse voltado à produtividade e a eficiência da organização. Este trabalho deverá ser contínuo, se tornando parte da rotina da equipe.
O mapeamento de processos pode ser um grande aliado para definir metas, funções e potenciais resultados, dando mais solidez às ideias e negócios, principalmente os ainda iniciais e mais inovadores.
